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发布时间:2013/5/23 发布者:海南省建设厅
海南省建设厅关于物业管理首次(换届)业主大会会议有关问题的指导意见

海南省建设厅

关于物业管理首次(换届)业主大会会议有关问题的指导意见

 

琼建住房[2005]57

 

各市、县、自治县建设(建环)局、房产局(所),三亚市国土资源局(房管局),洋浦规划建设局:

根据国务院《物业管理条例》、《海南省住宅区物业管理条例》和建设部《业主大会规程》的有关规定,为进一步规范我省物业管理首次业主大会会议和业主委员会换届业主大会会议的召开,现就有关问题提出如下指导意见。

 一、关于首次业主大会会议的筹备

 (一)当物业管理区域交付使用的房屋面积达到50%以上时,建设单位或物业管理企业应当在30日内书面告知物业所在地的市、县物业管理主管部门(以下简称主管部门),并同时提交本物业管理区域房屋总建筑面积、已出售和未出售房屋的建筑面积、业主名册(名册应包括业主姓名、房屋面积、房屋幢、号等)以及专项维修资金清册等资料。建设单位或物业管理企业未及时报告的,业主也可书面告知主管部门,主管部门接到业主的书面告知后,应当责成建设单位或物业管理企业提交上述资料。

 (二)主管部门应当在收到书面告知后15日内指导建设单位、业主成立首次业主大会筹备组。

 筹备组一般由5人组成,其中业主代表不少于3人。业主代表由业主推荐产生。被推荐的业主代表应当是本物业管理区域内热心公益事业、办事公正、能模范履行业主义务、未恶意欠交物业管理费的业主。

筹备组应当自成立之日起7日内报主管部门备案并在物业管理区域内公告。

(三)筹备组应当做好以下筹备工作:

1.自成立之日起20日内拟定本物业管理区域的《业主公约》(草案)、《业主大会议事规则》(草案);

2.确定业主委员会人数及产生的方式,做好业主委员会候选人的推选工作;

3.确认具备业主大会主体资格的业主名单及其在首次业主大会会议的投票权数;

4.确定首次业主大会召开的时间、地点、内容和方式,做好会务准备工作。

5.在业主中推选表决票、选票的发放(回收)人、计票人、监票人各若干名。

(四)具有下列凭证之一的权益人,可以确认具备参加业主大会的主体资格,在物业管理活动中享有业主的权利并承担相应的义务:

1.房屋所有权证;

2.商品房买卖合同和建设单位的房屋交付使用凭证;

3.生效的房屋产权认定司法文书;

4.其他符合法律法规的物权凭证。

(五)首次业主大会的投票权数按房屋建筑面积计算每10平方米为1票,不足10平方米的按四舍五入计算,5平方米以下且有房屋所有权证的非住宅物业,每证为1票。

(六)业主委员会候选人应当具备本物业管理区域业主大会的主体资格,并符合下列条件:

1.具有完全民事行为能力;

2.热心公益事业、责任心强、办事公正;

3.能模范遵照物业管理规章制度,未恶意欠交物业管理费、专项维修资金等;

4.未在本物业管理区域的物业公司及所属企业内任职;

5.有必要的工作时间和一定的组织能力。

(七)业主委员会候选人由筹备组推荐,20名以上业主可以联名推荐1名候选人。业主联名推荐的,应当在有关公告公布后5日内完成,逾期推荐的无效。

筹备组应当按照上述第(六)条规定的条件审查候选人的资格并确定候选人名单。

(八)筹备组应当在首次业主大会会议召开15日前将下列事项在物业管理区域内公示,公示时间为5天,并同时报主管部门备案:

1.《业主公约》(草案)、《业主大会议事规则》(草案);

2.业主委员会候选人简历及产生方式;

3.经筹备组认定具有参加业主大会主体资格的业主名单、投票权数及物业管理区域内的总投票权数;

4.业主大会会议召开的时间、地点、内容、形式(集中讨论或书面征求意见)及有关事项。

5.大会议程;

6.表决票、选票的发放(回收)人、计票人、监票人名单;

7.大会表决票、选票式样。

业主对上述公示事项有异议的,应当在公示期内以书面形式署名向筹备组提出,筹备组应当在5日内答复,筹备组不能答复的,应当及时报告主管部门,由主管部门指导解决。

(九)筹备组对经公示无异议的业主发放业主大会资格证(以下简称资格证),作为业主参加业主大会会议的资格凭证。资格证应当写明业主的姓名、性别、住所及投票权数。

二、首次业主大会会议的召开

(一)首次业主大会会议的内容包括:

1.表决通过《业主公约》和《业主大会议事规则》;

2.选举产生首届业主委员会;

3.其他需要大会表决通过的事项。

(二)业主应当凭资格证参加会议。业主是法人的,由其法定代表人参加会议;业主为无民事行为能力的,由其法定代理人参加会议;物业为二人以上共有的,共有权人应商定1人参加会议。

业主因故不能参加会议的,可以书面委托代理人参加。代理人除出示业主的资格证外,还应出示业主的委托书。

(三)采取集中讨论的形式召开首次业主大会会议的,筹备组应当做好以下工作:

1.会议签到。业主参加会议必须出示资格证并签到;筹备组在业主签到时应当核实并收回其资格证(代理人签到应同时核实并收回业主的资格证和委托书)。

2.统计与会业主所持投票权数。筹备组应当在会议召开前根据回收的资格证统计与会业主所持投票权数。当与会业主所持投票权数达不到业主大会总投票权数的法定比例时,筹备组应当宣布会议改期进行。

3.核对表决票、选票。筹备组在大会进行投票表决时,应当核对所发出和收回的表决票、选票与资格证的张数和投票权数是否相符,当发出或收回的表决票、选票的张数或投票权数大于签到资格证的张数或投票权数时,筹备组应当查明原因。

4.规范大会表决方式。对依法须经业主大会会议表决通过的事项,必须由业主以投票的方式进行,不得以举手、鼓掌等不能明确统计赞成、反对及弃权票数的方式进行。

5.物业管理区域内业主人数较多的,可以幢、单元、楼层等为单位,推选1名业主代表参加业主大会会议。推选业主代表参加业主大会会议的,业主代表应当于大会召开3日前就会议拟讨论通过的事项书面征求其所代表的业主的意见,凡需投票表决的,业主须将署有本人真实姓名、楼房号的表决票和资格证交给业主代表,由业主代表在业主大会投票时如实反映。业主代表在行使表决权时,不得以自己的意见作为其所代表的业主的意见。

(四)采用书面征求意见的形式召开业主大会会议的,筹备组应当做好以下工作:

1.表决票、选票的发放和回收。筹备组应当在公示期满10日内根据规定的时间、地点和方式发放和回收表决票、选票,并做好签收与登记工作。发放与回收表决票、选票时应当至少有两名工作人员在场。业主可自行将表决票、选票投入筹备组在物业区域内所设的投票箱内或在选票回收人上门收票时投入回收人所持的投票箱内。

2.催收表决票、选票。表决票、选票回收时限届满而所收回的表决票、选票的投票权数之和未达到业主大会总投票权数的法定比例时,筹备组可通知全体业主延长投票时间并组织人员催收表决票、选票。延长投票的时间一般不超过30天。

3.开箱验票,统计表决、选举结果。开箱验票由筹备组负责进行,计票人、监票人必须在场,并在验票统计资料上签字备查。选举结果应当在物业管理区域内公布。

4.以书面征求意见的形式召开业主大会会议的,业主应当通过书面投票的方式表达自己的意见,筹备组不得以上门让业主签字的方式征求意见。

(五)业主委员会选举采取差额选举的方式,差额比例不少于40%

(六)业主委员会委员的当选以得票多少排序,按预定委员人数得票多者依次当选为业主委员会委员,产生首届业主委员会。

(七)首届业主委员会应当自产生之日起5日内组织召开首次业主委员会会议,由业主委员会委员推选产生业主委员会主任1名,副主任12名。

(八)首届业主委员会应当自产生之日起15日内向主管部门备案。备案应提交下列资料:

1.业主大会决议(见附件2);

2.业主委员会备案申请表(见附件3);

3.业主公约;

4.业主大会议事规则;

5.业主大会原始记录(复印件);

6.法律法规规定的其他资料。

对依法产生的业主委员会,市县房地产管理部门应出具同意备案的文件。

(九)首届业主委员会备案后,筹备组自行解散。有关首届业主大会所有资料由筹备组移交给首届业主委员会存档,并做好交接手续。

(十)首届业主委员会应当自接到主管部门的备案文件之日起15日内将备案文件和首届业主大会决议、业主委员会主任、副主任名单在物业管理区域内公布。

三、换届业主大会会议的召开

(一)业主委员会换届工作由原业主委员会负责进行。业主委员会应当在任期届满2个月前召开业主大会会议进行业主委员会的换届选举。换届业主大会会议的筹备、会议召开的形式、选举的方式等应当参照首届业主大会会议的有关规定进行。

(二)业主委员会任期届满2个月后仍未换届的,业主可书面报告主管部门,主管部门应当指派工作人员指导其换届工作。

(三)新一届业主委员会应当自产生之日起15日内报主管部门备案,并自接到备案文件10日内将备案文件和新一届业主委员会成员及主任、副主任名单在物业管理区域内公布。

 

附件:    1. (物业管理区名称)业主及投票权数清册(示范文本)

              2. (物业管理区名称)业主大会会议决议(示范文本)

              3. 业主委员会成立(换届)备案申请表

 

 

                                                                                                    海南省建设厅

                                                                                                二○○五年四月二十一日

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